三步驟，高效提升你的工作效率

只要三步驟，高效提升你的工作效率

今天要來和大家聊聊如何提升工作效率這件事。
近期因為組織人事調動，工作量排山倒海而來，在瘋狂工作了一段時間之後，突然驚覺這樣真的不行，雖然我們每個人身在職場，每天像陀螺一樣轉個不停，主管不定時還會有臨時交辦事項過來，讓我們這個陀螺轉加速運轉。

但在某一天，我突然開始進行冥想與思考，到底是工作量實在太大？還是主管們太嚴苛？或是自己工作效率低，我們的工作方法出問題了呢？
題外話：其實冥想真的需要也有效，每個人都需要不定時花個10-15分鐘沉澱自我，試試看一定會有意想不到的效果。

其實，當我們掌握了對的工作技巧，就不至於讓自己每天累的半死。
這篇文章整理了幾個提高工作效率的方法，絕對不難，希望能幫助你更有效率的完成工作。

一、一定要學會如何判斷任務清單的優先次序

我們每天要經手的事情真的太多了，有正在進行中的工作，也有老闆臨時交辦事項，或者同事臨時請求幫忙，你會感覺每個任務都很重要，每個人都會說他很急，往往這種情況下你會不知道要先做那個？後做哪個？。
這個時候，如果你不懂得區分事情的「輕、重、緩、急」，就會感到焦頭爛額，無從下手。

因此，我們必須要學會給任務排序，我們可以將任務用一個表格做區分： 
一、重要且緊急的事情
二、重要但不緊急的事情
三、緊急但不重要
四、不緊急也不重要

我們也可以用一張A4紙或用你常用的待辦清單App進行記載。我個人比較常用的是Google Kepp這個App來進行任務清單的分配與分類。

根據這四個維度，如果我們只是一位基層員工，會建議你最優先考慮的就是把「重要且緊急」的事做好；接著處理「不重要但緊急」的事情；「重要但不緊急」的事情可以先記載日曆或腦裡就好，有空再來處理；「不緊急也不重要」的事，就先放一放的，真的已經都忙完了再處理。

但除了上述這四象限之外，我會建議大家還可以擺入第五個，也就是所謂的「當辦事項」，什麼是當辦事項呢？當辦事項常指的是固定會議、輪值舉辦某活動，代表這件事你無法不做或交辦給其他人去做，簡單來說就是你毫無選擇的任務。為什麼要有所謂的當辦事項呢？原理很簡單，就是不要讓你的大腦去思考太多，直接將你毫無選擇的任務擺在這個清單內就對了，不用再去煩惱要擺在四象限的哪個位置。

二、對自己訴說執行任務的行動語句

只有行動才能造就優秀的你，優秀的你是結果，行動是過程，唯有當我們優秀了，生活才有可能變成我們理想的樣子，這時候就凸顯出「專注」的重要性了！

請務必在執行待辦清單工作之前，默念1~3次「我準備要進入工作狀態了，我現在要執行的是代辦清單中XXX的任務，目標要完成XXX。與這項任務無關的事情我都會先暫時放在一邊」

這其實是一個完全目標導向的行動語句，讓自己告訴大腦我要行動了。
不要覺得這件事無關緊要，因為唯有讓大腦不經思索開始動作，你才能進入到心無旁鶩的境界，一開始我也覺得這樣會有效果嗎？但經過實際執行與測試後，真的非常有效，因為當你想要放鬆或者想要滑FB的時候，大腦會提醒你目前正在做什麼事情，會有個聲音告訴自己「你真的要做這件無關的事情嗎？」這無形間就是幫自己加了一道保障。

三、善用番茄工作法幫助你提升工作效率

透過番茄工作法，我們從任務清單中選擇一個要被執行的任務，並將工作時間定為25分鐘，在這時間內我們就只專注完成此任務，中途不允許做任何與此任務無關的事，直到時間結束。

每工作25分鐘，就讓自己短暫休息5分鐘，連續工作4次後，就可以進行15-20分鐘的長休息，讓自己的腦袋多休息一會。

透過番茄供工作法，就能讓你的專注力有效提升，讓精力完全投入在工作本身，不會因其他雜事打斷工作，我們都很清楚一件事，要重新回到工作狀態是要花費很長時間的！

總結：只有行動，才能造就優秀的你

今天總共跟大家分享三點如何提升工作效率的方法，工作占了我們人生中許多時間，絕大多數的時間裡，我們都會感到疲憊和困惑，但其實多數是因為你沒有找到對的方法來克服。
工欲善其事必先利其器，現代科學的進步，同時也衍生出需多資訊軟體或工具來幫我們有效提升工作效率，人生職場的路途很漫長，千萬不要自己太多額外時間在完成本該時間內完成的工作，應該要多留點時間陪伴家人或進修自己，記住一句話，「只有行動，才能造就優秀的你」共勉之。

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